Rainbow proceduje wdrażanie elektronicznego podpisywania umów w swoich salonach sprzedaży. Rozwiązanie działa już w 67 placówkach na ponad 200 urządzeniach, a do końca lipca obejmie także pozostałe 33 salony. Cyfryzacja procesu ma skrócić czas obsługi klientów, uprościć formalności i zwiększyć bezpieczeństwo danych.
Rainbow, polski touroperator realizujący wyjazdy dla blisko 1 mln turystów rocznie, dąży do podniesienia jakości procesów sprzedaży bezpośredniej. W ramach tych działań aktualnie w 67 lokalizacjach wdrożył ponad 204 urządzenia, których celem jest transformacja procesu zawierania umów. Są to ekrany osobiste do dyspozycji klientów, przeznaczone do zapoznania się z umową, weryfikacji danych i zawarcia umowy z wykorzystaniem podpisu cyfrowego. Projekt wdrożenia realizowany jest we współpracy z zewnętrznym dostawcą IC Solutions.
Nowa jakość w procesie kupowania wycieczek
Rainbow ma 100 salonów sprzedaży własnej ulokowanych w największych miastach i galeriach handlowych w całej Polsce. Rocznie liczba klientów zawierających transakcję w tym kanale stanowi ok. 1/3 wszystkich podróżujących z Rainbow. Aby podnieść jakość doświadczeń zakupowych, ale także, by skrócić i możliwie jak najbardziej uprościć formalności, firma wprowadziła osobiste ekrany piórkowe do dyspozycji klienta.
Cel, który nam przyświecał, był prosty – chcieliśmy maksymalnie uprościć i usprawnić formalności związane z zakupem wyjazdu. Jakość doświadczeń naszych klientów jest dla nas bardzo ważna, również na etapie zakupu, dlatego cyfryzacja tego procesu była jednym z kluczowych elementów jego doskonalenia. Dzięki temu cały proces przebiega dziś znacznie sprawniej, choćby dlatego, że dokumenty nie muszą być drukowane. Obecnie zapoznanie się z umową, weryfikacja danych oraz jej podpisanie odbywają się cyfrowo, co wręcz wprowadza nową jakość w procesie kupowania wycieczek. W niedalekiej przyszłości chcemy także zmaksymalizować wykorzystanie możliwości ekranów i rozszerzyć je indywidualną o prezentację oferty
– mówi Magdalena Marczak-Maciak, koordynatorka tego projektu i dyrektorka Zespołu Helpdesk w Rainbow.
Największa zmiana jest widoczna w efektach całego procesu. Obsługa klienta przebiega sprawniej, liczba wykonywanych czynności jest mniejsza, a dokument nie musi być drukowany i długo archiwizowany w postaci fizycznej. Jednocześnie wdrożenie nie wywraca wypracowanych metod pracy w salonach. Pracownik nadal prowadzi klienta przez proces zawarcia umowy, a klient składa podpis odręcznie, w znany i naturalny sposób. System IC Pen eliminuje przede wszystkim zbędne etapy, upraszcza obieg dokumentów i pozwala zachować ciągłość cyfrowego procesu. To duża zmiana organizacyjna z punktu widzenia efektywności, ale niewielka z perspektywy codziennej pracy użytkowników
– mówi Piotr Kuczewski, regionalny dyrektor sprzedaży w IC Solutions.
Większe bezpieczeństwo danych i komfort klienta
Jednym z najważniejszych aspektów wdrożenia jest bezpieczeństwo danych klientów.
Rezygnacja z papierowej wersji umowy to ważny krok w kierunku zwiększenia bezpieczeństwa danych. Redukujemy ryzyko zagubienia dokumentów oraz nieuprawnionego dostępu do zawartych w nich informacji, takich jak adres czy numer dokumentu tożsamości. Dodatkową korzyścią jest stały dostęp do umowy w formie elektronicznej – klient ma ją zawsze pod ręką w swojej skrzynce mailowej, co jest szczególnie wygodne również podczas podróży. Istotnym elementem wdrożenia jest własnoręczny podpis elektroniczny składany bezpośrednio na cyfrowym egzemplarzu umowy. Co ważne, taka forma podpisu minimalizuje liczbę udostępnianych danych. Taki podpis jest równoważny podpisowi odręcznemu i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa
– podkreśla Ewa Skórniewska, dyrektorka Działu Kontroli Jakości i Reklamacji w Rainbow.
Dodatkowym aspektem jest wyższy komfort klienta w zapoznawaniu się z treścią umowy i w weryfikacji danych w niej zawartych. Dzięki swobodnemu dostępowi do ekranu klient otrzymuje dokument do zapoznania się w dogodnej – cyfrowej formie. Ma możliwość intuicyjnego przeglądania, w tym scrollowania pliku, dowolnego zwiększenia kontrastu czy wielkości liter, co zwiększa także dostępność dokumentu.
Innym z efektów wprowadzenia ekranów jest eliminacja papieru, choć oczywiście wedle życzeń klientów, istnieje opcja wydruku dokumentów. Natomiast Rainbow szacuje, że dzięki urządzeniom ilość zużywanego papieru w salonach sprzedaży stacjonarnej zmniejszy się o 50% w ciągu pierwszego roku działania systemu.
Źródło i zdjęcie: Rainbow
